|
گزارش کاراموزی بررسی انبارداری
گزارش کاراموزی بررسی انبارداری در 39 صفحه ورد قابل ویرایش
|
|
| دسته بندی | فنی و مهندسی |
| فرمت فایل | doc |
| حجم فایل | 57 کیلو بایت |
| تعداد صفحات فایل | 39 |
گزارش کاراموزی بررسی انبارداری در 39 صفحه ورد قابل ویرایش
انبار داری:
انبار داری عبارت است از فعالیت های مرتبط
با تهیه، نگهداری، تحوسل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب می
باشد. به عبارت دیگر انبار داری، عبارت است از دریافت جنس یا کالا از خارج
انبار و نگهداری آنها طبق نظم و اصول که متضمن سهولت در تحویل و صدور و
دریافت و ورود با صرف حداقل وقت و نیروی کار باشد و اجناس کالای مورد لزوم
قسمت ها و خریداران در حداقل زمان و در اسرع وقت تحویل گردد.
انبار
محل و فضایی است که یک یا چند کالای بازرگانی، صنعتی و مواد اولیه و یا
فرآورده های مختلف که براساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم گردیده در آن
نگهداری می شود.
به عبارت دیگر زمانی که انبار صحبت می شود در
حقیقت از محلی سر پوشیده یا فضای صحبت می گردد که در آن مواد اولیه، مواد
کمی، محصولات، اعم از ساخته و نیمه ساخته، اجناس خریداری شده، مواد و لوازم
مصرفی، قطعات یدکی، ماشین آلات و ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می
شود.
مدیریت انبار:
مدیریت
انبار، فرآیندی است که به وسیله آن فعالیت های فردی و گروهی به منظور
تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل دادن هر گونه کالا و اجناس و کنترل موجودی
های انبار را در جهت اهداف مشترک سازمانی همسو هماهنگ و هدایت می نماید.
لازم
به ذکر است مدیریت انبار صرف نظر از انجام وظائف و تکالیف اداره انبارها
که ناشی از انجام مراحل و اصول انبار داری می باشد، به عنوان یکی از مدیران
در سطوح مدیریتی سازمان وظیفه یک مدیر را در اداره امور انبارها اعم از
برنامه ریزی، سازماندهی، تصمیم گیری، هدایت و رهبری و بسیج امکانات و منابع
و کنترل را هم به انجام می رساند.
درخواست خرید:
برای
درخواست خرید مواد اولیه و سایر کالا ها باید به نوع و ارزش، تعداد مصرف در
شرکت توجه کرد این شرکت خریدهای خود را در کمترین زمان ممکنه برای ارسال
تولید، تا هم فضای انبار موادی که احتیاج مبرم به آن نیست اشغال نشود و هم
ارزش زمانی پول حفظ گردد یعنی مدیریت زمان به درخواست های خرید اعمال می
گردد.
در ابتدای سال طبق یک برنامه کلی پس از مشخص شدن سفارشات از
روی برنامه ریزی درخواست مواد اولیه داده می شود و برگ درخواست خرید پر می
گردد.
نحوه تکمیل کردن برگه درخواست خرید:
برگه درخواست را واحد برنامه ریزی تکمیل کرده؛
در قسمت شرح: مواد مورد نیاز شرکت:
کد کالا: با توجه به جدول شماره 3 مثال میلگرد با کد 01 ؛
در قسمت واحد: واحد اندازه گیری مواد مورد نیاز مثال میلگرد kg ؛
در قسمت مقدار: که شامل دو قسمت، قسمت درخواستی و تصویبی،
درخواستی:
مقدار درخواستی را قسمت برنامه ریزی پیشنهاد می دهد و اگر این مقدار مورد
تصویب کنترل کیفیت قرار گرفت در قسمت تصویبی نوشته شده در قسمت موجودی
انبار هم آن مقدار موادی که در حال حاضر تا رسیدن مواد در خواستی وجود دارد
نوشته می شود.
درخواست خرید در 3 نسخه تنظیم می شود:
برگه سفید: به پشتیبانی ارسال برگه زرد به واحد برنامه ریزی ؛
برگه آبی: به واحد کنترل کیفیت برای بایگانی ارسال می گردد.
واحد
بازرگانی با توجه به سرمایه در دست داشته و با محاسبه بار مالی درخواست
خرید: خرید کلی یا چند نوبت به صورت نقدی اعتباری موافقت می نماید، بعد از
موفقیت واحد بازرگانی مواد از طریق:
- واحد تدارکات خریداری می شود؛
جنس
خریداری شده ابتدا در انبار کالای موقت ذخیره می شود و طی برگ رسید موقت
کالا به واحد کنترل کیفیت جهت بازرسی و تایید ارسال می گردد.
و در
صورت عدم تایید این واحد عودت داده خواهد شد و اگر مورد تایید قرار گرفت
فرم رسید موقت کالا در دو نسخه سفید در انبار و نسخه سبز مربوطه به
بازرگانی بایگانی می گردد.
- پس تایید واحد کنترل مواد از انبار موقت به انبار مواد اولیه منتقل می شود.
در این حالت برگ سفید و دریافت کالا توسط انبار دار شرکت تکمیل می گردد.
در دو نسخه تهیه تولید به انبار داری به نسخه صورتی به حسابداری ارسال می گردد.
هر یک از مواد موجود در انبار اتیکت شناسایی کالا دارند.
شامل: نام کالا: اسم جنس نوشته می شود.
کد کالا: که تشکیل شده از حروف لاتین و اعداد ریاضی می باشد که این دستور العمل در جدول 1 تا 4 راهنمای کد گذاری شرکت مشخص شده است:
نام تامین قطعات: نام شرکت کننده قطعات؛
کد تامین کننده: هم کارخانه تامین کننده مواد ایران پالارد و طرف قرار داد با این شرکت دارای کد است که در اتیکت نوشته می شود.
در قسمت، تعداد / مقدار و مواد خریداری شده بر حسب واحد اندازه گیری نوشته می شود.
برگ سفید اتیکت شناسایی بر روی محموله در انبار مربوطه نصب می شود و برگ آبی در انبار بایگانی می گردد.
برای خروج کالا از انبار به تولید مراحل زیر باید صورت گیرد.
مرحله
اول: توسط واحد تولید برگها درخواست کالا تکمیل می شود در دو نسخه سفید و
صورتی و به امضاء درخواست کننده بعد از این مرحله با تکمیل فرم سفارش قطعه
مذکور حواله و به انبار
صادر نموده تا مواد اولیه از انبار خارج به واحد تولید ارائه می گردد.
در
برخی از شرکت ها، به علت محور قرار گرفتن تولید، انبارها زیر نظر واحد
برنامه ریزی قرار دارد حال آنکه واحدهای تولید، تحت نظر مدیر فنی کارخانه
قرار دارد.
در سازمانهای بزرگ، مدیریت واحد برنامه انبار معمولاً
مستقل و تحت نظر مدیر انبار است که او نیز مستقیماً زیر نظر مدیر عامل
انجام وظیفه می کند.
در سازمانهای دولتی و برخی موسسات غیر انتفاعی،
واحد انبار معمولاً زیر نظر کار پردازی و یا تدراکات اداره می شود که این
واحد، خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری محسوب می شود.
از
سوی دیگر ساختار سازمانی انبارها مشخص کننده تعداد انبار و مشاغل موجود در
هر رده سازمانی می باشد و منظور از رده سازماندهی، تقسیم بندی مسئولیت های
مختلف در کلیه سطوح انبارها براساس سلسله مراتب و سطوح گزارش دهی می باشد.
عمده وظائف انبار:
قسمت
اعظم سرمایه های بسیاری از سازمانهای دولتی، موسسات صنعتی و تولیدی؛ در
موجودی انبار آنها انباشته شده است. بنابراین نگهداری و در دسترس سریع و به
موقع اقلام مورد نیاز را می توان بخشی از وظائف مدیریت آن سازمان محسوب
نمود. امروزه موسسات تولیدی و صنعتی به اهمیت کنترل مواد و قطعات و استفاده
از سیستم های کنترل موجودی انبار به عنوان ابزار مدیریتی واقفند و به
همین منظور اقدامات جدی جهت برقراری آن مبذول داشته اند و برقراری دوره
های آموزشی برای آن دسته از پرسنلی که با امور انبارها سرو کار دارند شامل
مدیر انبار، سرپرست انبار، رئیس انبار، مسئول انبار و انبار دار ارشد و
کمک انبار دار و مسئول کاردکس انبار، متصددی بررسی موجودی، مسئول کنترل
کیفیت کالا در انبار و تحویل دار در انبار کلیه سازمانها به انجام می رسد.
حال عمده وظائفی که گروه انبار داران بر عهده دارند به شرح ذیل بیان می شود.
1 ) پیشنهاد روش های مناسب انبار داری و اجرای آن،
2 ) همکاری با حسابداری صنعتی و واحد سفارشها در مورد تعیین حداقل و حداکثر و نقطه سفارش؛
3 ) تحویل گرفتن اجناس و کالاهای خریداری شده طبق اسناد و مدارک خرید؛
4 ) صدور قبض انبار یا برگ رسید جنس به انبار پس از تحویل گرفتن کالا؛
5 ) صدور حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا؛
6 ) صدور فرمهای مرجوعی و برگشت از خرید و سایر فرم های مشابه؛
7 ) طبقه بندی و تنظیم کد گذاری کالا و اجناس؛
8 ) ثبت مشخصات و تعداد اجناس وارده و صادره در دفاتر و کارت های انبار و برنامه نرم افزاری مربوطه؛
9 ) بایگانی اسناد و مدارک انبار؛
10 ) حفظ و حراست اجناس و رعایت اصول ایمنی در انبار؛
11 ) همکاری با گروهی که مسئولیت انبار گردانی را بر عهده دارند.
12 ) ارائه گزارشهای لازم به مقامات مافوق؛
گروه انبار داران و وظائف آنان:
از
آنجایی که سازمان انبار از قسمت های مختلف با سر پرستی و مدیریت اشخاص که
دارای وظائف و مسئولیتی های معین می باشد تشکیل شده که به
اهم افراد
و وظائف آنان می پردازیم. در عین حال افراد فوق صرف نظر از این که در کلیه
مراحل انبار داری دخالت دارند باید دارای مشخصات و خصوصیات و وظائف ویژه
ای باشند که ضمن داشتن توانایی انجام عملیات انبار داری، قادر به ایفای
وظائف و مسئولیت های خود باشند.
مدیر انبارها:
مدیر انبارها
عموماً زیر نظر یکی از مدیران ارشد هر موسسه و یا سازمان انجام وظیفه می
نماید و کلیه گزارشات و نظرات و پیشنهاد های خود را به بالاترین مقام
سازمانی خرید در آن قسمت تسلیم می نماید و می بایست به امور انبار داری و
روش های مختلف آن آگاهی کامل داشته باشد. عمده وظائفی که بر عهده مدیر
انبار ها می باشد به شرح ذیل است.
1 ) سرپرستی کارکنان انبار؛
2
) فراهم آوردن امکانات لازم برای آموزش صحیح سیستم انبار داری به منظور
افزایش کارایی کارکنان انبار و اثر بخشی انبارها در سازمان از طریق آموزش
مداوم خود و کارکنان انبار .
3 ) رفع مشکلات مربوط به امور انبار
داری اعم از اداری، انسانی ومشاوره با ساریر مدیران در سازمان و یا هر واحد
دیگری که به گونه ای با انبار سر و کار دارند.
4 ) حفظ و حرایت انبار ها در برابر دزدی، آتش سوزی و عیوب و کم شدن کالا ها و جلوگیری از سوء استفاده احتمالی
5 ) اجرای بودجه مصوب انبارها
6 ) اجرای سیستم و روش انبار داری مصوب توسط مقامات مجاز سازمان
7 ) مراقبت در ارسال گزارشهای ماهیانه انبار ها و سایر مکاتبات و انجام امور اداری
انبار داران :
انبار
داران زیر نظر مدیر انبار ها انجام وظیفه می نمایند و علاوه بر داشتن سواد
خواندن و نوشتن کافی، آگاهی لازم از امور انبار داری و روحیه صداقت و
امانتداری را باید دارا باشند. عمده وظایفی را که انبار داران بر عهده
دارند عبارت است از :
1 ) تحویل اجناس خریداری شده و مورد نیاز سازمان و رسیدگی و بررسی طبق اسناد و مدارک.
2 ) صدور برگه در خواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی و یا سفارشات خارجی در صورت عدم وجود موجودی.
3 ) مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، ضایعه، حوادث ناشی از طبقه بندی یا قفسه بندی و چیدن اقلام در انبار.
4 ) پیش بینی، برنامه ریزی و کنترل مواد و انجام بایگانی کلیه اسناد و مدارک مربوط به انبار.
5
) صدور قبض انبار پس از دریافت کالا و حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا
به متقاضی و فرم های مرجوعی در صورت برگشت کالا و سایر فرم های مربوط به
انبار و ثبت صادره و وارده در دفاتر و کارت های مربوط و برنامه نرم افزاری.
6 ) تهیه گزارشات لازم در خصوص ضایعات، موجودی ها و نظرت اصلاحی و سایر گزارشهای مورد نیاز مدیریت.
7 ) همکاری با کلیه واحد ها و افرادی که به نحوی با انبار مناسباتی دارند مثل حسابداری انبار.
8
) همکاری با حسابرس داخلی (در صورت وجود) ، حسابرسان مستقل و بازرسان
موسسه و یا سازمان، کارکنان امور مالی و مدیریت برنامه ریزی تولید و نظایر
آن و انبار گردانی دوره ای و یا سالیانه که برای موجودی برداری یا کنترل به
انبار مراجعه می نمایند.
کارمندان انبار :
عملیات ثبت و
نگهداری اسناد و مدارک انبار می بایست به صورت سیستماتیک ثبت و نگهداری شود
، (امروز از طریق سیستم رایانه سرعت عمل و دقت بسیار بالا برده است) در
این صورت وجود کاردکس نویسان در انبار و حسابداری انبار ضرورت پیدا می کند
که عموماً دقت و امانت در کار از سواد کافی برخوردار و به امور حسابداری و
انبار نیز آشنایی دارند.
الف ) انبار های گمرکی و ترانزیت :
حجم
فعالیت در این انبارها فوق العاده زیاد است و از راه ارتباطات هوایی،
دریایی، راه آهن و جاده ای، وظیفه تحویل اقلام و محصولات وارداتی و یا
ارسال اقلام صادراتی انجام می شود.
ب ) انبارهای توزیع محلی :
این
انبار ها جهت توزیع اقلام و محصولات مختلف برای یک ناحیه یا شهر، یا برای
انبار نمودن نیاز های سالیانه موسسات و سازمانهای خدماتی مورد استفاده قرار
می گیرند.
ج ) انبار های کارخانه های صنعتی :
کارخانجات
دارای انبار های متعددی هستند، از جمله انبارهای مواد اولیه، محصول، قطعات
نیم ساخته، ابزار قالب ، قطعات یدکی دستگاههای و ماشین آلات ، ضایعات و
قزاضه ها و ملزومات و لوازم مصرفی پرسنل ، آهن آلات و پرو فیل ها و ....
تعیین محل و بر آورد فضای انبار کارخانه ها در ارتباط تنگاتنگ با طراحی کلی کارخانه صورت می گیرد.
عوامل موثر در تعیین محل انبار :
از
آنجایی که انبار به منظور فعالیت سازمان ها و شرکت ها و استفاده از موجودی
کالا در انبار ساخته می شود، لذا عوامل متعددی در تعیین مکان ، اندازه و
مساحت و متراژ آن نقش دارد. عمده این عوامل که تاثیر گذار بر نوع و محل و
... انبار می باشد عبارت هستند از :
الف ) ظرفیت :
بر مبنای
مقدار موجودی کالا، ظرفیت انبار مشخص می شود، در عین حال بواسط گسترش
عملیات سازمان ظرفیت موجودی کالایی که انبار نگهداری می شود قابل افزایش می
باشد.
ب ) سیستم های ارتباطی حمل و نقل :
راههای ارتباطی مثل بزرگراهها، راههای فرعی ، ریل، راههای آبی و دریایی و هوایی در انتخاب محل انبار موثر است.
ج ) محدودیت تهیه زمین :
برخی
اوقات زمین برای محل انبار در خارج از شهر تهیه می شود که عمده دلایل آن
ارزانی آن و فراوانی زمین خواهد بود در حالی که بواسطه بعد مساحت هزینه های
جانبی را بدنبال دارد.
د ) هزینه های آماده سازی زمین :
در انتخاب انبار باید مکانهایی را انتخاب کرد که هزینه آماده سازی و تسطیح آن مقرون به صرفه باشد.
هـ ) محدودیت های قانونی :
در
برخی از موارد پیش می آید که بعضی محل ها و مکانها بواسطه وجود محدودیت
های قانونی امکان احداث انبار در آنها فراهم نمی باشد لذا قبل از انتخاب
مکان محدودیت های مذکور باید بررسی گردد.
و ) مسایل ایمنی :
مسایلی
همچون سرقت و مسایل جوی می تواند از عوامل تعیین کننده در انتخاب مکان
انبار باشد و امکان استفاده از خدمات شهری از اهمیت بر خوردار است.
ز ) در نظر آوردن حداقل هزینه برای ورود و خروج کالا ها
برخی
اوقات مکان انبار باید در مکانی تعیین شود که پرداخت هزینه های ورود و
خروج کالا به حداقل ممکن برسد تا در تعیین قیمت تمام شده با در نظر آوردن
حداقل ها امکان فروش کالا در سطح وسیع مقدور باشد.
ح ) استفاده از خدمات شهری :
محل انبار باید جایی انتخاب شود که بتوان از خدمات شهری نظیر آب ، برق، تلفن ، خدمات آتش نشانی و غیره استفاده نمود.
ط ) همسایگی :
در این مورد باید توجه داشت که آیا خصوصیات مجموعه مجاور با انبار های ما سازگار هستند؟
اگر انبار با خصوصیات قسمت های مجاور خود هماهنگ نباشد، مثلاً داخل یک ناحیه مسکونی و یا
در
نزدیکی آن واقع شده باشد، به خاطر عبور و مرور وسایط نقلیه سنگین با سایر
مسایل و مشکلات ناشی از آن باعث می شود که خشم و اعتراض همسایگان علیه صاحب
انبار بر انگیخته شده و این امر مشکلاتی را موجب گردد.
علاوه بر
موارد مذکور، موقعیت مکانی انبار و فضای کافی برای انجام سریع فعالیت های
تخلیه و بارگیری و عبور وسایل حمل و نقل و تبلیغات که نقش تعیین کننده
خواهد داشت را نیز باید مد نظر قرار داد.
عوامل موثر در مدیریت انبار و اداره انبار
عوامل
متعددی وجود دارد که اداره انبارها را تحت تاثیر خود قرار می دهد و هر یک
از آنها می تواند تاثیرات متفاوت و موثری را در مدیریت وارده انبارها موثر
هستند عبارتند از:
1 ) تعداد و نوع و اندازه انبارها
2 ) محل، وسعت و پراکندگی انبارها
3 ) جایگاه سازمانی انبار در نمودار سازمانی
4 ) امکانات و تجهیزات انبار
5 ) نوع و مقادیر و حجم موجودی انبار
6 ) دستور العمل ها و فرم ها و سیستم عملیاتی انبار
7 ) مهارت، دانش و مدیریت و تجزیه کارکنان انبار در خصوص موجودی ها و انبار داری
در
عین حال علاوه بر عوامل فوق روش های برقراری ارتباط و وظایف متقابل انبار
با سایر واحدهای سازمان و برنامه ریزی و نحوه کنترل و نظارت بر موجودی ها و
روشهای بارگیری و تخلیه و نحوه حمل کالاها در انبار در این زمینه از اهمیت
برخوردار هستند.
